TIÊU CHÍ LỰA CHỌN SỐ ĐIỆN THOẠI VÀ TỔNG ĐÀI DOANH NGHIỆP

Số điện thoại doanh nghiệp hay tổng đài doanh nghiệp dùng để làm gì?

Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh cần có số điện thoại đại diện ngoài việc hỗ trợ đăng ký giấy phép kinh doanh còn hỗ trợ cho hoạt động quảng bá, nhận diện thương hiệu bằng 1 số điện thoại duy nhất. 

Tuy rằng việc phát triển các phương thức liên lạc cá nhân qua số di động và nền tảng mạng xã hội như zalo, facebook hỗ trợ nhiều trong thông tin liên lạc nhưng số điện thoại cố định vẫn là công cụ cần thiết đối với doanh nghiệp bởi vì: 

• Đây là kênh liên hệ ổn định, chuyên biệt cho việc kinh doanh, không bị ảnh hưởng bởi các liên hệ cá nhân nên sẽ phù hợp để đăng lên các trang thông tin chính thức của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ doanh nghiệp phân tán công việc, do nhiều người cùng trực nhận điện thoại được, hoặc có thể điều phối cuộc gọi đến bộ phận phù hợp.

• Số điện thoại cố định vẫn được nhận định là số điện thoại thường được các doanh nghiệp sử dụng nên tạo độ uy tín hơn. 

Ngoài việc làm số điện thoại đại diện nhận cuộc gọi vào, số điện thoại cố định, số bàn còn có thể sử dụng cho các mục đích khác cho doanh nghiệp như: CSKH, Bán hàng, Xử lý đơn hàng, Giải quyết khiếu nại,... Đặc điểm của những bộ phận này là tiếp nhận và thực hiện rất nhiều cuộc gọi. 

Vì vậy việc sở hữu 1 số điện thoại đại diện cho doanh nghiệp kết hợp tổng đài chuyên nghiệp sẽ giúp cho nền tảng thoại được hoạt động tốt nhất và đem lại hiệu quả kinh doanh cao.

Nên lựa chọn sử dụng điện thoại cố định truyền thống (analog) hay điện thoại IP?

Khi đăng ký điện thoại cố định, bạn sẽ có 02 lựa chọn như trên, tuy nhiên, số điện thoại dùng công nghệ analog cũ hiện đang thể hiện rất nhiều hạn chế và đang dần được thay thế bởi điện thoại IP.

Sự xuất hiện của điện thoại IP (IP Phone) với hình thức và chức năng  tương tự như điện thoại truyền thống nhưng được nâng cấp hỗ trợ IP để thực hiện cuộc gọi thông qua Internet.

So với điện thoại cố định cũ, điện thoại IP tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp hơn không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, không tốn thời gian đi dây analog, không tốn không gian văn phòng do quá nhiều đường dây, đặc biệt việc di chuyển vẫn đảm bảo giữ số cho doanh nghiệp vì điện thoại IP chỉ cần có Internet là sử dụng được. Giảm thiểu được giới hạn địa lý và giới hạn về thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý thông tin liên lạc trong và ngoài công ty.

Chính vì những thay đổi này, doanh nghiệp nên cân nhắc trong sự lựa chọn sao cho phù hợp với xu hướng phát triển của thị trường hiện nay.

Xác định nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, mỗi doanh nghiệp sẽ ưu tiên cho việc gọi ra, nhận cuộc gọi hay cả nghe và gọi, sử dụng cho bao nhiêu chi nhánh, số lượng bao nhiêu nhân viên... Sẽ có cách thức thiết lập khác nhau nhằm đảm bảo phù hợp với quy mô kinh doanh và chất lượng tốt nhất cho từng nhu cầu được ưu tiên.

Doanh nghiệp mới mở, startup, chưa ổn định văn phòng, chưa có người trực có thì nên sử dụng tính năng forward call - chuyển hướng cuộc gọi tới số cá nhân và Phần mềm (app gọi điện) trên Smartphone để gọi ra.

Doanh nghiệp sử dụng làm tổng đài nội bộ thì cần thuê/mua tổng đài với những tính năng cơ bản như lời chào, phân nhánh bộ phận… để tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cần có hệ thống để phân luồng cuộc gọi tới từng chi nhánh, nhiều máy nhánh. Cài đặt câu hỏi để xác định nhu cầu của khách hàng và chuyển chúng đến đúng nhân viên trong từng bộ phận. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian vì họ không nhận các cuộc gọi không đúng nhu cầu cần gặp và xử lý, đồng nghĩa với việc công việc sẽ hiệu quả hơn. Đồng thời tiết kiệm thời gian cho khách hàng đang tìm kiếm thông tin cơ bản về công ty như giờ hoạt động, địa điểm hoặc các dịch vụ được cung cấp.

Khi doanh nghiệp phát triển và có các bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH) hoặc bán hàng qua điện thoại (telesale) nên sử dụng các tổng đài có tính năng call center để quản lý thêm thông tin người dùng (agent), thông tin khách hàng và số lượng, thời lượng cuộc gọi. Những tính năng này sẽ được miêu tả rõ hơn ở dưới đây. 

Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ Web RTC những năm gần đây, việc tổ chức call center không cần cố định tại một địa điểm và đầu tư nhiều thiết bị như các hệ thống dùng IP Phone trước đây. Với Hệ thống Web RTC, nhân viên chỉ cần máy tính, tai nghe là có thể vừa gọi và thao tác nhập liệu trên cùng 01 thiết bị. 

Chi phí

5. Hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp cần những gì?

Để hệ thống hoạt động tốt cần có: server cấu hình mạnh, đường truyền tốt, tính ổn định cao,...

• Các tính năng cơ bản trong hệ thống bao gồm: IVR - phản hồi tích hợp giọng nói lời chào tự động, lưu nhật ký và ghi âm cuộc gọi, xuất file báo cáo công việc.

• Thống kê và quản lý thông tin: Các hệ thống tổng đài cũ không cho phép doanh nghiệp kết nối ngoại vi để cập nhật thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, lịch sử giao dịch của khách hàng cũ, gây tình trạng khó chịu khi liên lạc lại mà phải cung cấp thông tin lại cho nhân viên để được phục vụ. Tổng đài số cho phép người dùng lưu trữ, phân loại chi tiết thông tin của khách hàng.

• Độ bảo mật: đối với hệ thống chăm sóc khách hàng lớn thì độ bảo mật thông tin của tổng đài là vô cùng quan trọng. Tránh trường hợp gián đoạn cuộc gọi, hệ thống trục trặc, gặp vấn đề cần tìm nhà cung cấp tổng đài uy tín với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để đảm bảo hệ thống được hoạt động xuyên suốt quá trình làm việc.

• Thân thiện với người dùng: không tốn thời gian và chi phí cho việc đào tạo nhân sự, dễ dàng thao tác sử dụng.

• Khả năng mở rộng và tích hợp với hệ thống khác: Kết hợp CRM có sẵn để quản lý thông tin khách hàng; kết hợp ERP quản trị nhân lực, tài chính, hàng hoá...

Kết luận

Trên đây là những điểm lưu ý khi lựa chọn số điện thoại và tổng đài cho doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về các loại tổng đài hiện có trên thị trường để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

Liên hệ ngay đến GMTelecom để được nhận tư vấn về dịch vụ đầu số và tổng đài chuyên nghiệp phù hợp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi hoàn toàn có thể mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp tổng đài tối ưu nhất, cùng với dịch vụ và chất lượng được cam kết toàn diện từ những sản phẩm hoàn thiện, đội ngũ chuyên viên tư vấn, kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ xử lý mọi vấn đề liên quan một cách nhanh chóng:

• Dịch vụ tư vấn nâng cao: Hệ thống tư vấn của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của bạn để việc đăng ký nhanh gọn nhất.

• Giá tốt nhất thị trường: Cắt bỏ ngay chi phí tổng đài khi cam kết cước phí sử dụng đầu số.

• Tích hợp API: Có sẵn các kết nối API và WebRTC, tích hợp dễ dàng vào các hệ thống CRM sẵn có của bạn.

• Đảm bảo 99,99% thời gian hoạt động: Hệ thống GM Telecom được đầu tư hạ tầng lớn, khả năng chịu tải cao và luôn có hệ thống dự phòng sự cố.

• Điện toán đám mây linh hoạt: Dịch vụ có thể sử dụng được mọi nơi, khả năng mở rộng, thu hẹp linh hoạt mà không tốn chi phí cài đặt lại.

• Dịch vụ sau bán hàng tận tâm: Hệ thống tư vấn của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của bạn để việc đăng ký nhanh gọn nhất.

• Tổng đài cskh call center
• thuê tổng đài CSKH
• Tính năng tổng đài ảo
• Chi phí số cố định
• Chi phí đầu số 1900
• Chi phí đầu số 1800